Sastanci su od vitalnog značaja za uspešno poslovanje svake kompanije, bez obzira na njenu veličinu. Pravilno upravljanje vremenom i budžetom direktno utiče na efikasnost poslovanja, pa samim tim i na sve zaposlene u kompaniji. Poslovni sastanci mogu da se održavaju na dnevnom, nedeljnom ili mesečnom nivou, u zavisnosti od politike firme i potreba posla. Bitno je naglasiti da doprinose i dobroj interpersonalnoj dinamici, odnosno, svi zaposleni imaju priliku da se međusobno povežu i ukažu na neke eventualne nedostatke ili načine na koje efikasnost i produktivnost mogu da se poboljšaju.
Adekvatan prostor
Uzimajući u obzir da poslovni sastanci zahtevaju tišinu, mir i fokus, bilo bi dobro kada bi u prostorijama kompanije postojala odvojena sala za sastanke. Ukoliko zbog manjka prostora tako nešto nije moguće, poželjno je adaptirati odgovarajuću kancelariju. Za koju god opciju da se odlučite, biitno je da ne uznemiravate ostale koji rade, kao i da možete u miru da se fokusirate na ciljeve i zadatke trenutnog sastanka. Prezentacije i diskusije koje ćete voditi biće najbolje predstavljene ukoliko imate odgovarajuću prateću opremu. Stoga, kvalitetni računari i računarske periferije, kao i potrošni kancelarijski materijal trebalo bi da čine sastavni deo svakog vašeg poslovnog okupljanja.
Korisna oprema
Konferencijska sala bi trebalo da bude opremljena u skladu sa potrebama i zahtevima određene vrste posla. Moderno doba je nametnula puno noviteta, među kojima su naročito popularni online sastanci. Oni štede vreme i pomažu zaposlenima da ostvare neometanu komunikaciju bez obzira gde se nalaze. Ipak, kada se radi o vitalnim stvarima, svaka kompanija preferira sastanke uživo kako bi informacije bile podeljene na pravi način. Stoga, kvalitetna oprema za kancelarije je i dalje neophodna u svakoj ozbiljnoj firmi. Prezentacije su često centralni deo sastanka i potrebno je im je posvetiti neophodnu pažnju. Dobar projektor, tabla za crtanje ili računar, znatno će vam olakšati ovaj posao.
Kvalitetna prezentacija
U cilju skraćivanja vremena trajanja sastanka, kao i lakšeg objašnjavanja ciljeva i potreba, najčešće se koriste prezentacije. One mogu biti predstavljene na tabli za crtanje, putem projektora ili, što je najčešći slučaj, preko računara. Za koju god metodu da se odlučite, važno je da prezentacija bude pregledna, dosledna i interesantna. Pokušajte da koncizno istaknete glavne tačke i ono na šta bi zaposleni trebalo da obrate najveću pažnju. Različite slike i ilustracije mogu da vam pomognu da lakše objasnite svoju zamisao ili poentu. Ostanite koncentrisani na vreme i pokušajte da svima date priliku da komentarišu ili iznesu svoje mišljenje.
Tok sastanka
Pravovremeno i brižljivo planiranje toka sastanka i njegove dužine, može da vam uštedi dosta stresa i vremena. U svakoj situaciji gde postoji više učesnika u razgovoru lako može da se desi da odlutate od prvobitne teme i zamisli. To najčešće rezultuje izostankom pozitivnog ishoda sastanka i nedonošenjem neophodnih zaključaka. Stoga, pokušajte da svaku tačku dnevnog reda iznesete u unapred planirano vreme i držite se svog rasporeda što je više moguće. Pokušajte da dato vreme iskoristite na najbolji mogući način kako biste bili sigurni da ste obradili sve planirane teme. Uvod i zaključak su naročito važni kako bi vaši zaposleni znali smisao i poentu sastanka.
Atmosfera sastanka
Kvalitetna i transparentna komunikacija i međuljudski odnosi predstavljaju žilu kucavicu svake dobro organizovane kompanije. Oni ne moraju da budu srdačni i topli, ali je važno da zaposleni u svakom momentu osećaju da mogu da vam iznesu svoje potrebe i mišljenja. Poslovni sastanci su idealna prilika za kreiranje pozitivne atmosfere među zaposlenima. Motivacija i entuzijazam direktno utiču na povećanje ili smanjenje produktivnosti i efikasnosti. Stoga, potrudite se da na sastancima održavate pozitivan timski duh i podstičete kreiranje i održavanje što je moguće zdravijih medjuljudskih odnosa. Pohvale i podsticaji uvek pozitivno utiču na dalji napredak zaposlenih.
Složan tim koji zajedničkim snagama stremi ka uspehu, garancija je visoke poslovne efikasnosti i produktivnosti. Ukoliko obezbedite sve prethodno navedeno nema razloga da i vaši napori ne rezultuju upravo ovako.
